Las facturas.

Obligación de facturar. Datos que debe contener una factura. Plazo de expedición y envío de facturas. Facturas recapitulativas. Facturas rectificativas. La factura electrónica. Facturas simplificadas. Conservación de las facturas.

Obligación de facturar.

Los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad, así como, a conservar copia de las mismas. También se expedirá factura en los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.

Entre otras, se exceptúa de la obligación de expedir factura por algunas operaciones exentas del IVA, cuando se apliquen los regímenes especiales de recargo de equivalencia (excepto por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al Impuesto (esto es cuando tenga lugar la primera transmisión del inmueble), simplificado del IVA (salvo determinación de cuotas por volumen de ingresos) y agricultura, ganadería y pesca (se sustituye por el “recibo agrícola”).

Datos que debe contener una factura:

- Número y, en su caso, serie.

- Fecha de expedición.

- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa el expedidor y del destinatario.

- NIF del obligado a expedir la factura y, en determinados casos, del destinatario.

- Domicilio del expedidor y del destinatario.

- Descripción de las operaciones y datos necesarios para determinar la BI y su importe (precio unitario sin IVA, descuentos o rebajas).

- Tipo o tipos impositivos.

- Cuota tributaria consignada por separado.

- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición de la factura.

Dependiendo del caso es obligatorio mencionar, además:

- En las operaciones que estén exentas, la norma que establece la exención.

- En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

- Cuando sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención “facturación por el destinatario”.

- Cuando el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención “inversión del sujeto pasivo”.

- En caso de aplicación de los siguientes regímenes especiales, la mención “régimen especial de los bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte”, “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección” o “régimen especial del criterio de caja”.

- Cuando se incluyen varias operaciones en la misma factura debe especificarse por separado la parte de base imponible de cada una de ellas cuando se incluyan las siguientes operaciones:

* exentas y otras en las que no se dan dichas circunstancias.

* en las que el sujeto pasivo del IVA es su destinatario y otras en las que no se da esta circunstancia.

* sujetas a diferentes tipos del IVA.

Plazo de expedición y envío de facturas.

La factura se expedirá y enviará en el momento de realizar la operación si el destinatario no es empresario o profesional. En caso contrario, deberá expedirse antes del 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo de la operación (o iniciado la expedición o transporte de entregas intracomunitarias de bienes).

El plazo de envío es de 1 mes desde su expedición (si el destinatario es un particular, se entrega en el acto).

En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, la factura se expedirá cuando se realicen las operaciones, salvo si el destinatario es empresario o profesional, en cuyo caso deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente al que se haya realizado la operación.

En las entregas intracomunitarias de bienes exentas que no sean operaciones de tracto sucesivo o continuado: antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes.

Facturas recapitulativas.

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas, para un mismo destinatario, si se han efectuado dentro de un mismo mes natural. Se expedirán como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones. Si el destinatario es un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición debe realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Facturas rectificativas.

Si la factura no cumple los requisitos establecidos, si debe modificarse la BI del IVA, o las cuotas de IVA repercutidas se hubieran determinado incorrectamente, la factura podrá rectificarse antes de que transcurran 4 años desde el devengo del impuesto, o desde que se produjeron las circunstancias que determinaron la modificación de la BI.

En las facturas o documentos rectificativos se hará constar tal condición y la causa que motiva la rectificación, así como los datos identificativos de la factura o documento rectificado. Las facturas que se expidan en sustitución o canje de facturas simplificadas expedidas con anterioridad no tendrán la condición de rectificativas.

La factura electrónica.

La factura electrónica es la que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (XML, PDF, DOC…), que reemplaza al documento en papel, y conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad.

Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, con el fin de establecer la necesaria conexión entre la factura y la operación que documenta, se podrá utilizar la firma electrónica avanzada, EDI y otros medios aprobados por la AEAT que aseguran la autenticidad e integridad.

Para enviar facturas electrónicas es necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario. En este último caso por ejemplo, constatando el acceso a la página web o portal electrónico del expedidor, en el que se ponen a su disposición las facturas electrónicas y no se ha comunicado su rechazo a su recepción.

En cualquier momento el destinatario que reciba facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel.

Obtenido el fichero de la factura con su firma, se puede enviar al destinatario por correo electrónico. El destinatario debe conservar de forma ordenada, en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas, las facturas. Ello implica:

- Disponer del software que permita verificar la validez de la firma.

- Almacenar los ficheros de las facturas y las firmas asociadas a cada una de ellas.

- Permitir el acceso completo y sin demora.

Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico. Si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel.

Facturas simplificadas.

Se pueden emitir facturas simplificadas en los siguientes supuestos:

- Su importe no exceda de 400 €, IVA incluido.

- Deba expedirse una factura rectificativa.

- Su importe no exceda de 3.000 €, IVA incluido y se trate de las siguientes operaciones, entre otras: Ventas al por menor. Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor. Transporte de personas y sus equipajes. Servicios de hostelería y restauración y, salas de baile y discotecas. Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías. Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.

Las facturas simplificadas, contendrán con carácter general, los siguientes datos:

- Número y, en su caso, serie.

- Fecha de expedición y fecha de la operación si es distinta de la anterior.

- NIF e identificación del expedidor.

- Identificación del bien entregado o servicios prestados.

- Tipo impositivo y, opcionalmente también la expresión “IVA incluido”. Si hay operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos deberá especificarse por separado y además, la parte de Base Imponible correspondiente a cada operación.

- Contraprestación total.

- En caso de que se aplique el régimen especial del criterio de caja del IVA, la mención “régimen especial del criterio de caja”.

- Para facturas rectificativas, la referencia de la factura rectificada y de lo modificado.

Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que quiera deducir el impuesto o, un particular que exija factura para ejercer un derecho de naturaleza tributaria, deberá hacerse constar además, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida.

Conservación de las facturas.

Con carácter general, se conservarán durante el plazo de prescripción: 4 años. En adquisiciones con cuotas de IVA soportadas cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización: el periodo de regularización y los 4 años siguientes. Operaciones con oro de inversión: 5 años.